Integração de formulário com CRM
Esta ferramenta estabelece um canal direto entre formulários de captação no site e o ambiente de gestão de leads. Diferentemente do fluxo onde dados são recebidos por e-mail e depois inseridos manualmente, a solução transfere automaticamente as informações para o sistema utilizado pela equipe comercial, criando um registro centralizado e imediato de cada novo contato.
Funcionamento técnico
A solução opera com base em conectores de dados que monitoram os formulários do site. Quando um visitante completa e envia um formulário, o sistema captura essas informações e as processa através de uma rotina que as adapta e insere no formato adequado para o sistema de destino.
O processo envolve mapeamento de campos, transformação de dados quando necessário e registro no sistema final com todas as informações contextuais necessárias para o acompanhamento comercial. A transmissão ocorre sem atrasos perceptíveis, garantindo que o dado esteja disponível no mesmo momento em que é submetido pelo usuário.
Aplicações e funcionalidades
A ferramenta permite configurar diversas funcionalidades conforme as necessidades de cada operação:
- Distribuição automática dos leads por território, produto ou especialidade
- Atribuição de tags ou categorias baseadas nas informações fornecidas
- Gatilhos de notificação para a equipe de vendas
- Início de sequências de acompanhamento automatizadas
- Registro de origem e dados de contexto da captação
Cada implementação é personalizada para refletir o fluxo de trabalho específico da equipe que utilizará os dados.
Resultados e problemas solucionados
A implementação desta solução resolve desafios operacionais concretos:
- Elimina a necessidade de transcrição manual de dados entre sistemas
- Reduz a possibilidade de leads serem esquecidos ou negligenciados
- Encurta o tempo entre o interesse manifestado e a primeira interação comercial
- Mantém um histórico consistente e acessível de todas as interações desde o primeiro contato
- Padroniza o registro de informações independentemente de quem recebe o lead
Os ganhos são mensuráveis através de métricas como tempo médio de primeiro contato, índice de atendimento de leads e taxa de conversão inicial.
Plataformas compatíveis
A solução pode ser configurada para qualquer ambiente que permita ingresso de dados por métodos automatizados. Durante a fase de avaliação técnica, são identificados os pontos de conexão disponíveis e determinado o método mais eficiente para estabelecer a integração.
O desenvolvimento é adaptado para cada caso específico, considerando as particularidades técnicas do sistema utilizado pelo cliente.
Requisitos e considerações
A implementação requer primeiramente uma análise técnica dos sistemas envolvidos para determinar:
- Estrutura atual dos formulários e dados coletados
- Mecanismos de acesso ao sistema de gestão destino
- Requisitos de transformação entre os formatos de origem e destino
- Frequência necessária de sincronização
É necessário o acesso técnico tanto à plataforma onde os formulários estão hospedados quanto ao sistema de gestão. Dependendo da complexidade dos ambientes, pode ser necessário o envolvimento da equipe de TI do cliente durante o processo de configuração.
A solução é particularmente valiosa para operações onde a velocidade de resposta é um diferencial competitivo ou onde existe volume significativo de leads a serem processados.
Implementação
Passo a passo simples que será desenvolvido com mais detalhes a medida que forem sendo feitas implementações:
1. Entender qual plataforma (Zapier, Make, N8N, Pareto Workflows) será usada para a integração.
2. Entender quais campos do formulário serão integrados com o CRM, e quais os campos do CRM que receberão seus dados.
3. Criar automação com trigger de Webhook e action de alimentação do CRM, de acordo com a instância/entidade/tipo de dado do CRM que será manipulada.
4. Inserir URL do Webhook no site ou plataforma da página (ex: Wordpress) de forma que esteja vinculada ao envio do formulário.
5. Testar enviando um formulário no site.