Manual do Cold Mail

Aprenda como escrever seus e-mails de prospecção

OBJETIVOS DO COLD MAIL     

  Transmitir de forma curta e objetiva a sua proposta de valor, com a seguinte estrutura:

• Prender a atenção do prospect;
• Conseguir seu interesse;
• Despertar um desejo;
• Gerar uma ação de resposta.

REGRAS E BOAS PRÁTICAS PARA O SEU COLD MAIL

 

• Seja breve. O tempo de leitura de um e-mail deve ser de 15 a 40 segundos;
• Crie uma boa impressão, facilite o rapport e passe credibilidade e segurança para o prospect;
• Tenha personalização. Quanto mais complexa for a venda, quanto mais concorrido for falar com a persona (geralmente cargos C-Level), quanto menor for o mercado prospectado, quanto maior for o seu ticket médio, mais personalizado seu e-mail deverá ser, pois o foco não será no volume e sim na qualidade. Personalização é inversamente proporcional à escala. Quanto mais personalizada for a sua abordagem, menos escalável será o seu processo. Contudo, tende a ter melhores taxas de conversão.
• Existem dois tipos de personalização: a personalização automática e a personalização manual. A primeira é feita quando as variáveis do e-mail são substituídas automaticamente por campos enriquecidos antes do disparo ou de forma padronizada. Já a segunda é personalizada de acordo com a atividade de pesquisa e será inserida no e-mail manualmente por quem estiver disparando. A segunda é menos escalável e só deve ser utilizada para prospectar mercados com um LTV mínimo de R$ 72.000,00, sendo a personalização automática utilizada para prospectar mercados que geram LTVs à partir de R$ 12.000,00
•  Utilize as informações da equipe de inteligência comercial para dar o tom de exclusividade;
• Lembre-se de criar ganchos para iniciar um diálogo com o prospect, explorando as dores, necessidades e sonhos levantadas no Kanban Prospect, bem como as provas sociais (cases de sucesso), fazendo um encaixe com a sua solução. Nunca fale sobre seu produto ou serviço. As pessoas compram pela emoção e justificam pela lógica na maioria das vezes. Por este motivo falar de funcionalidades ou características do produto não dá certo;
• Entenda a sua persona. Ela é mais racional e lógica ou emocional? Geralmente pessoas da área financeira, por exemplo, são mais racionais e gostam mais de dados numéricos em abordagens.
• Não erre no português. Jamais! Se não é bom em português, peça para alguém revisar os textos antes de qualquer envio.
• Tenha atenção com a forma de escrever. Não escreva o nome da empresa ou o nome da pessoa com CAPSLOCK. Apenas a primeira letra maiúscula, neste caso.
• NUNCA envie a razão social da empresa quando for substituir pela variável {empresa}. Ou o nome completo no lugar da variável {nome}. Tenha atenção nestes detalhes 
• Não utilize imagens, gifs, links, anexos, pois reduzem a entregabilidade, podendo, violar as políticas anti spam.
• Tenha apenas uma chamada para ação (CTA) por e-mail; (APENAS UMA). O cérebro humano não foi feito para lidar com múltiplas opções.

ESTRUTURA DE UM COLD MAIL

 

1. Utilizando o framework AIDA no seu cold mail

A estrutura de um ótimo cold mail segue o framework AIDA.

O AIDA como estrutura descreve os estágios de engajamento pelos quais um cliente em potencial passa quando se depara com um e-mail.

1. Atenção

Chamar a atenção do seu cliente em potencial é o principal trabalho para o assunto do seu

e-mail. Quando o e-mail está na caixa de entrada do cliente em potencial, a linha de assunto, o nome do remetente e um pequeno trecho do briefing do e-mail (que é a introdução, a parte inicial), são tudo o que ele vê antes de decidir abrir ou não. Fazer o prospect abrir o seu e-mail é o primeiro desafio da prospecção por cold mail.

 

Onde:

1 - Nome do remetente

2 - Assunto

3 - Parte do briefing do e-mail (introdução)

 

Portanto, escrever um ótimo assunto de e-mail e estar na caixa de entrada principal (não caindo no spam) do seu cliente em potencial é o primeiro passo para chamar a atenção do prospect e obter mais aberturas de e-mail.

Além disso, seu nome de remetente deve estar adequado, contendo seu nome e sobrenome, conforme exemplo acima ou contendo "seu nome | nome da sua empresa", como por exemplo, "Carlos | Pareto".

E o terceiro ponto que influencia na atenção do prospect é o briefing do e-mail (mais a frente iremos falar com mais detalhes), que é formado pelas primeiras palavras do e-mail.

Ele também ajuda a prender a atenção do prospect e fazer com que o seu e-mail seja

aberto.

O briefing é utilizado para cumprimentar o prospect e em seguida iniciar a sua introdução, gerando assim o interesse. Contudo, mesmo tendo como objetivo gerar o interesse, ele participa da atenção, pois parte dele aparece na caixa de entrada, mesmo sem o e-mail ter sido lido.

Em visualizações desktop ele pode ser observado de uma maneira mais densa (com mais caracteres) pelo seu cliente em potencial, tornando-se mais relevante. Aqui já é um ponto importante. Seu prospect acessa os e-mails mais pelo celular ou mais pelo computador? Se for pelo computador, o briefing tem mais importância.

Além disso, o tamanho do assunto do e-mail é inversamente proporcional ao tamanho da visualização do briefing exibido. Quanto maior for o assunto, menor será a exibição do briefing.

Na média, para visualizações em desktop, são exibidas de 8 a 12 palavras do briefing na caixa de entrada do seu prospect (dependendo do tamanho do assunto do seu e-mail).

Um bom briefing pode influenciar na decisão de várias pessoas em clicar ou não em seu e-mail.

Seguem abaixo algumas práticas recomendadas a serem lembradas ao criar seus assuntos

de cold mail:

• Escreva várias linhas de assunto. Elabore linhas de assuntos diferentes para cada email e escolha o melhor (mais abaixo neste documento existem alguns exemplos de assuntos)
• O ideal é que o assunto tenha entre 20 e 41 caracteres. Se forem mais longos que isso, serão cortados em visualizações mobile e provavelmente não terão destaque junto à imensidão de outros emails na caixa de entrada do destinatário.
• Conheça o seu público. Sua melhor aposta para criar boas linhas de assunto de e-mail será entender intimamente seu público e atender a seus gostos e particularidades.
• Escolha o tom certo. A maioria das boas linhas de assunto de e-mail se baseia em um tom casual e de conversação para atrair o público. Tire um tempo para pensar sobre qual tom você deseja transmitir.
• Seja honesto. Os potenciais clientes querem ver que você é uma fonte legítima e confiável. O corpo do seu e-mail precisa cumprir todas as promessas feitas na linha de assunto. Não comece o assunto com “Enc:" ou “Re:”, pois começará o relacionamento com uma enganação.
• Diferencie-se. Atualmente, somos bombardeados com diversas informações diariamente. Se você fizer mais do mesmo, provavelmente terá o seu e-mail descartado. Chame a atenção do seu potencial cliente.
• Teste, teste, teste. A melhor maneira de descobrir o que funciona para o seu público é fazer testes A / B nas linhas de assunto do seu email. O que funciona melhor para o seu público: linhas de assunto longas ou curtas? Incluindo números ou nome da empresa? Perguntas ou declarações? Número ou sentimentos?

Resumindo, o assunto é o principal responsável pelo open rate ou taxa de abertura do seu

e-mail. Ele é o primeiro contato entre você e o prospect. Se ele for pouco convidativo, menos pessoas vão ler o conteúdo completo do seu e-mail. E lembre-se: o primeiro objetivo que você tem no cold mail é fazer com que o prospect abra o seu e-mail.

Para aumentar o seu open rate sempre demonstre algum tipo de valor no assunto. Você pode testar dados numéricos, percentuais, o nome do prospect, o nome da sua empresa, o nome da empresa do prospect, perguntas ou afirmações, tudo minúsculo ou primeira maiúscula, explore benefício ou dor. Você deve TESTAR. Deixe o mais natural possível, que assim você vai se destacar e garantir, pelo menos, a leitura do assunto.

Interesse:

Essa é a primeira transição que o cliente em potencial precisa fazer. Mudar de curioso para

interessado. As primeiras 2 ou 3 frases do seu e-mail desempenham um papel importante

nessa transição.

Abaixo estão algumas dicas de estruturas para serem utilizadas para gerar o interesse:

1. Fale apenas sobre o cliente em potencial

Em vez de iniciar o e-mail com "Eu sou o gerente de vendas da xxx ... ", destaque as perspectivas do cliente.

Ex1: “Notei que você está usando o Pipedrive. “Ou” Imagino que gerencie mais de 20 pessoas e ainda tenha responsabilidades de atingir meta todos os meses”

As “atividades” do Kanban Prospect são muito úteis para conseguir falar sobre o cliente em potencial e gerar o interesse.

1. Faça uma pergunta sobre necessidades do cliente

Ex1: Você está procurando maneiras de escalar seu suporte ao cliente? Ou Você está tendo

dificuldades para bater suas metas?

1. Diga a eles o que fez você escrever para eles

Ex1: Me deparei com sua empresa quando eu estava olhando para xxx ..

1. Comece com um ponto de dor

Ex1: Sendo a {company} uma empresa em rápido crescimento, deve ser um desafio encontrar as ferramentas certas para controlar a produtividade do seu time.

1. Comece com medo

Ex1: Já pensou em qual seria o impacto nos seus negócios se não atingir as metas previstas de geração de demanda até o final de 2020?

1. Comece com um elogio

Ex1: "Parabéns pela recente cobertura da mídia na {}" ou "Gostei de ler sua postagem no linkedin sobre xxx. Meus parabéns por isso" ou ainda "Sua experiência no linkedin é fantástica. Não imagino o quanto deve ter aprendido com X anos de experiência como {cargo}.'

1. Gere curiosidade

Ex1: "Notei dois pontos em seu site que merecem atenção" ou "Notei 1 ponto na sua estratégia após receber um e-mail seu que pode estar te fazendo perder dinheiro"

1. Mencione alguma pesquisa

Ex1: "Uma pesquisa recente da Deloitte mostrou que 70% dos gerentes financeiros têm um alto índice de estresse devido a problemas operacionais.”

A linha comum entre as várias técnicas acima é falar sobre o cliente em potencial, não sobre você. Esta etapa inicial do e-mail é muito embasada na atividade de pesquisa para personalização do e-mail.

Depois da introdução, uma rápida declaração do FAB (Feature, Advantage, Benefit ou Recursos, Vantagem e Benefício) é uma boa maneira de apresentar seu produto, oferta ou serviço, ou seja, a sua solução.

Exemplos de FAB:

Ex1: Oferecemos serviços de geração de leads que garantem um fluxo constante de leads

todos os meses para o seu negócio. Assim, você pode se concentrar em fechar mais

vendas.

Ex2: O Trello é um software de gerenciamento de projetos que fará sua equipe fazer mais

trabalho e ser mais produtivo com todos colaborando em um único local.

Ex3: A Pareto possui uma aceleração ágil que te faz ter um aumento de 30% em

suas demandas através de encontros semanais de evolução do projeto.

1. Desejo:

Agora é hora de aumentar as coisas criando um desejo. A construção fundamental por trás

desse estágio de engajamento é que as pessoas compram o que precisam e não o que querem.

Ao criar desejo, você está tentando ir além das necessidades básicas e fazê-las "querer" sua solução. Neste momento você usará os gatilhos mentais da autoridade, da prova social, da escassez etc.

Seguem alguns exemplos de construção de desejo:

1. O efeito Bandwagon.

Efeito adesão ou Heurística de Bandwagon é um viés cognitivo no qual um indivíduo faz ou toma decisões, porque um grande número de pessoas o faz. É o efeito manada.

Exemplo: "Somos o software de automação de marketing n° 1" ou "Produto mais vendido" ou "Utilizado por 40% dos gestores financeiros do Brasil"

1. Efeito escassez

Exemplo: Restam apenas 15 vagas este mês

1. Autoridade

Exemplo: Atendemos empresas como Uber e Airbnb, que nos usam para aumentar sua presença nas mídias sociais em até 200%.

1. Mostre como será a vida após a compra (benefícios após a compra)

Exemplo: Nunca perca outro cliente novamente por falhas na emissão da nota fiscal

1. Como isso os faz sentir

Exemplo: Seja um influenciador, não um seguidor

1. Exclusividade

Exemplo: Seja um dos primeiros a usar esta tecnologia de ponta

1. Prova Social

Exemplo: Tenha os mesmos benefícios de redução de custo do XXX, um dos nossos

clientes que é do mesmo segmento e porte que a {company}.

1. Ação:

Esta é a etapa final do seu cold mail. Agora que você chamou a atenção do cliente em potencial, manteve o interesse dele e despertou o desejo pela sua solução, é hora de fazê-lo executar uma ação especifica que você deseja que ele faca. A ação é o CTA do e-mail, o call-to-action

• Apele à ação simples e fácil;
• Tenha o menor atrito possível;
• Seja específico e diga exatamente o que você quer que eles façam;
• Não adicione várias opções. Ter um único plano de ação funciona melhor, ou seja,
• tenha apenas 1 CTA. Quanto mais opções existirem, mais esforço o cérebro humano
• fará e mais difícil será a decisão.

 

Exemplo com AIDA:

 

1. A anatomia de um Cold Mail

 

Agora que já entende a estrutura AIDA, abaixo terão outros pontos para complementar o entendimento. A anatomia de um Cold Mail é composta basicamente pelas 6 partes abaixo:

 

1. Assunto
2. Briefing & Corpo
3. CTA
4. Assinatura
5. Aparência & Formatação

 

1. Assunto

 

Este tema já foi bem explorado na atenção do AIDA. Então, seguem abaixo alguns exemplos de assuntos que podemos usar. Substitua as variáveis específicas por X, Y, Z ou as informações entre { }

 

1) {Empresa do Prospect} x {Sua Empresa}

 

2) Parceria {Sua Empresa}

 

3) Parceria {Empresa do Prospect} x {Sua Empresa}

 

4) Como a {Empresa do case1 - mesmo segmento do prospect}, {reduziu/aumentou} {dor/sonho do kanban prospect}

 

5) 3 soluções para a {Empresa do Prospect}

 

6) O que aprendemos com a {Empresa Concorrente Atendida ou Empresa Muito   Parecida com a do Prospect, onde sua empresa tem case}

 

7) Pesquisa com {cargos do prospect}

 

8) Pesquisa sobre Y

 

9) Apresentação {Sua Empresa}

 

10) O que aprendemos com a {Empresa case de sucesso, parecida com a do

prospect}.

 

11) Como {informar um sonho do kanban prospect}

 

12) Como reduzir em X% seus custos

 

13) Como reduzir em Y% seus riscos

 

14) Seu X me deixou curioso

 

15) Problemas com X

 

16) Riscos com Y

 

17) Altos custos com Z

 

18) Indicação {Sua Empresa}. Ex1: Indicação Pareto

 

19) Indicação do contato correto

 

ii .Briefing & Corpo

O briefing é a introdução do e-mail. São as primeiras frases, responsáveis por gerar o interesse do prospect. É aqui que você terá alguns segundos da atenção do prospect e a sua decisão de continuar ou não lendo o seu e-mail.

 

Contextualize essa introdução e mostre personalização. Lembre-se: quanto maior o ticket médio, menor o mercado prospectado (ou seja, tem uma maior escassez pelas empresas que se quer prospectar). Neste caso, mais personalização você deverá utilizar. Quanto maior a personalização, maiores as chances de resposta. Só que quanto mais personalizável, menos escalável será o seu processo. Escala e personalização são inversamente proporcionais.

 

Para LTVs brutos superiores à R$ 12.000,00, tenha personalização. Para personalizar,

defina os campos de pesquisa e os ganchos que serão criados.

 

Utilize o site da empresa, o linkedin da empresa, o google e principalmente o linkedin da

persona para gerar personalização. Faça testes de aberturas e veja qual irá gerar o maior

interesse.

 

O corpo de email é a parte em que você vai, de fato, conseguir gerar valor, falar com o

prospect, apontar uma dor, mostrar suas provas sociais, ou seja, utilizar todas as informações construídas ao longo do Kanban Prospect, utilizando o framework AIDA.

 

Seu conteúdo deve ser fácil de ler e de responder. Procure manter o conteúdo sucinto e escaneável. Se for necessário, insira informações em forma de tópicos (bullet points), em alguns casos.

 

O uso de tópicos faz com que você organize o seu conteúdo de uma maneira mais escaneável, o padrão utilizado fica mais claro e há um esforço menor para dar continuidade a leitura por parte do prospect.

 

Também é válido destacar em negrito uma parte do e-mail que é a mais importante (apenas uma!). Use essa estratégia, principalmente, na parte em que falar sobre os resultados que pode gerar.

 

Mas lembre-se: tudo deve ser testado. Com negrito, sem negrito. Com bullet points e sem bullet points.

 

Estude bem o interesse e o desejo do AIDA. Faça as variações com as técnicas ensinadas

e teste até achar o melhor formato.

 

 

1. CTA

 

O CTA (call to action) é a ação do AIDA. Ele virá no final e é o objetivo real do seu contato

com o prospect (gerar uma ação de resposta).

 

Podem ser chamadas para ações: responder ao email, agendar um horário na sua agenda,

indicar uma pessoa etc

 

Não ofereça no seu email mais do que uma opção de CTA. Quanto mais opções o seu

prospect tiver, menor a sua possibilidade de receber uma resposta.

 

Direcione ao máximo os próximos passos. Diga ao prospect o que você quer que ele faça.

 

Evite CTAs que possam gerar atrito e fazer o prospect não responder por um conflito ou opção restrita.

 

Em um estudo da going, foram analisadas 3 variações de CTAs:

 

1°) Horário específico: podemos falar na próxima terça às 13h?

 

2°) Agenda aberta: qual o melhor horário para falarmos na próxima semana?

 

3°) Interesse: você tem interesse em conversar sobre isso?

 

A terceira variação foi a vencedora com 30% de respostas positivas, contra 15% do CTA com horário específico (segundo colocado). A interpretação desse resultado pela Gong foi que uma reunião é vista como alocação de tempo, que é um recurso finito e escasso, enquanto interesse não possui essa limitação. Nós da GM fizemos alguns testes e o comportamento foi parecido.

 

Exemplos de CTAs:

 

1. Você é a melhor pessoa para falarmos sobre o assunto, {primeiro nome do

prospect}?

 

1. Este assunto seria contigo, {primeiro nome do prospect}?

 

1. Caso não seja você, consegue encaminhar este e-mail para a pessoa indicada?

 

1. Você tem interesse em falar sobre isso?

 

1. Vamos falar sobre o assunto, {primeiro nome do prospect}?

 

1. Concorda com as informações que passei?

 

1. O que acha deste assunto?

 

1. Faz sentido conversarmos sobre os seus desafios no setor {departamento do

prospect}?

 

1. Faz sentido conversarmos sobre os seus desafios como {cargo do prospect}?

 

1. Faz sentido conversarmos sobre os seus desafios na {empresa do prospect}?

 

1. Você tem agenda essa semana?

 

1. Consegue bater um papo rápido comigo para eu te mostrar como podemos

{reduzir/aumentar dor1}?

 

1. Faz sentido uma conversa sobre isso?

 

1. Como tem passado por esse momento?

 

1. Como tem sido lidar com {problema} ai na {company}?

 

1. O que eu falei, faz sentido para você?

 

1. Gostaria de entender melhor o seu desafio e te mostrar como posso te ajudar. Sua

agenda estará mais tranquila quando?

 

1. Vamos falar para eu te mostrar como temos tantos casos de sucesso?

 

1. Podemos falar rapidamente sobre como podemos fazer o mesmo por você?

 

1. Como está sua agenda?

 

1. Como não sei se somos a melhor solução para você, por que não agendamos um

bate papo para eu entender se podemos ajudar?

 

1. Podemos agendar uma ligação ainda esta semana para discutir como podemos

ajudar a melhorar X?

 

1. Você se importaria em me informar se essa é uma área de foco principal para sua

empresa?

 

1. Você se importaria em me informar se essa é uma área de prioridade principal para

sua empresa?

 

1. Sua agenda ficará mais tranquila quando?

 

1. Como está sua X aí na {company}?

 

1. Assinatura de e-mail

 

Pode parecer meio óbvio, mas a assinatura é importante. É através dela que o prospect vai saber quem você e e ter acesso ao site ou redes sociais da sua empresa.

 

Pode parecer meio óbvio, mas a assinatura é importante. É através dela que o prospect vai saber quem você é e ter acesso ao site ou redes sociais da sua empresa.

São itens obrigatórios da assinatura:

• Nome e Sobrenome;
• Telefone de Contato;
• Site da Solução Oferecida.

 

São itens não obrigatórios, mas que se tiverem presentes agregam valor:

 

• Perfil no Linkedln;
• Página da Empresa no Linkedln;
• Assinatura personalizada com foto.

 

1. Aparência & Formatação

 

A decisão de ler ou não o seu e-mail ocorre em apenas alguns segundos. Por isso, procure seguir uma aparência que seja mais natural para as pessoas. Tenha atenção ao que chamamos de escaneabilidade do e-mail.

 

Faça um conteúdo de maneira simples. Não utilize cores de fundo ou imagens. O objetivo é fazer parecer que aquele é um contato exclusivo para o prospect e que existe uma pessoa por trás daquelas palavras. Lembre-se de usar a estrutura AIDA.

 

Infelizmente você não vai encontrar uma fórmula mágica para fazer uma personalização perfeita das suas mensagens.

 

Cada mercado é único e é preciso alinhar a cultura da empresa com a proposta de valor e achar a maneira certa de falar com o prospect.

 

Contudo, e-mails com um maior número de variáveis possuem uma taxa de resposta e de conversão maiores que os emails sem variáveis e sem personalização, sendo os e-mails semiautomáticos (que possuem uma estrutura pronta, mas são customizados antes de serem enviados) o segundo tipo de touchpoint que mais converte em fluxos de cadência (perdem para as ligações), com uma taxa de sucesso maior que a de fluxos automáticos. (cadências semi-automatizadas convertem 3,38x mais vendas que as totalmente automatizadas. Fluxos automatizados não tem personalização de pesquisa, apenas as variáveis substituídas da sua lista de prospecção)

 

Quando uma mensagem é direcionada a alguém e você utiliza alguma referência dessa

pessoa, as taxas de engajamento são maiores.

 

Por isso, a melhor maneira de se utilizar o cold mail é investir uma parte do seu tempo na personalização, ou seja, na atividade de pesquisa e no uso das informações do Kanban Prospect (que tem como objetivo entender as atividades, as dores, os medos, os sonhos e seus objetivos, conseguindo assim, se comunicar com profundidade com a persona prospectada). Para LTV's brutos superiores à R$ 12.000,00 já compensam uma personalização do e-mail.

 

Mas isso significa que deve escrever um email diferente para cada prospect? Não!

 

Apesar de ser o melhor cenário, isso seria impossível, principalmente ao pensar em

modelos que devem ser escaláveis.

 

A recomendação é que você escreva um template que possa ser personalizado para diferentes cenários. Assim, você ganha um pouco mais de agilidade e automação, tornando seu processo eficiente. (processo semi-automatizado)

 

Templates com 5-6 variáveis se destacam, gerando mais conversões, e mostrando o efeito

da personalização;

 

Reforçando: Personalização é a chave para obter bons resultados com Cold Mails. As informações utilizadas para construir esse email devem ser obtidas ativamente, ou seja,

estudando um pouco o lead antes de enviar sua mensagem.

 

Importante: além de personalizado, seu email deve ser curto. As pessoas tendem a ter preguiça de textos muito grandes e difíceis de entender. Assim você reduz o atrito entre ler, entender e responder. 15 a 40 segundos é o tempo ideal de um cold mail.

 

Tenha cuidado com o espaçamento entre os parágrafos do e-mail e também com relação à formatação do texto do e-mail. Antes de colar o e-mail escrito em um documento em word para dentro de uma ferramenta de disparo, cole em um bloco de notas, para que perca 100% de sua formatação. Só depois cole na ferramenta de disparo para evitar erros de formatação.

 

Não erre no português. Jamais! Sempre revise seus e-mails e faça teste de disparo antes de enviar para os prospects. Se você não é fera no português, peça para alguém revisar.

 

Tenha atenção com a forma de escrever. Não escreva o nome da empresa ou o nome da pessoa com CAPSLOCK. Apenas a primeira letra maiúscula, neste caso. NUNCA envie a razão social da empresa quando for substituir pela variável {empresa}. Tenha atenção nestes detalhes. Trate sua lista de nomes a serem prospectados corretamente antes de subir para a ferramenta de disparo.

 

Não utilize imagens, gifs, links, anexos, pois você poderá cair em políticas AntiSpam e queimará o seu SMTP. Lembre-se: cold mail não é e-mail marketing.

 

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• MODELOS DE COLD MAIL

Uma cadência de cold mail deve conter pelo menos 3 e-mails:

 

• O primeiro e-mail chamamos de abertura de porta e é o principal. É o primeiro contato com o prospect. Toda a estrutura do AIDA ensinada acima tem um foco muito grande neste e-mail inicial.

 

• O segundo e-mail chamamos de follow-up e será enviado apenas se o prospect não responder (independente do motivo) o e-mail de abertura de porta.

 

• O terceiro e-mail chamamos de break-up ou deal break e será enviado para informar ao prospect que as tentativas de contato estão sendo encerradas.

 

Obs1: Tome cuidado com o e-mail de break-up, pois na prospecção você ainda não teve contato com o prospect e para estar enviando um e-mail de break-up o prospect não respondeu nenhum dos seus contatos anteriores. Manere na agressividade e na presunção de que é a melhor solução ou achando que sabe mais da vida do prospect do que ele mesmo. O break up da prospecção é diferente do break up de um follow up depois de uma negociação de proposta, por exemplo.

 

Obs2: Podem existir outros e-mails de follow-up na sua cadência de prospecção, caso a sua cadência tenha mais de 3 e-mails. Tudo vai depender de como estará montado o seu fluxo de e-mails. Fluxos automáticos (enviados por softwares sem interação humana) podem conter até 5 e-mails de fups (abreviação de follow-up)

 

Obs3: A maioria deste documento até aqui tem o foco principalmente nos e-mails de abertura de porta, sendo todos os itens explorados 100% válidos para este tipo de e-mail. Para os e-mails de follow up (fup) e deal break (db) existirão algumas adaptações.

 

1. E-mails de abertura de porta

 

O e-mail de abertura de porta é o seu primeiro contato com o prospect. É o primeiro e-mail da sua cadência de prospecção. É a porta de entrada.

 

1. Exemplos de e-mails de abertura de porta

 

ATENÇÃO: Para cada exemplo de e-mail teremos duas partes. A primeira parte será um exemplo do e-mail com as variáveis já substituídas em um e-mail real e a segunda parte será o "esqueleto" do mesmo e-mail, porém com o indicativo das variáveis a serem substituídas.

 

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Exemplo 1

 

Tempo de leitura: 40 segundos

 

Assunto: ERPFlex x Pareto

 

Tudo bem, Allan?

 

Primeiramente, parabéns pelos 5 anos à frente do setor comercial na ERPFlex. Imagino que tenha passado por vários momentos desafiadores e que esteja tendo o desafio de gerar demanda para o seu time de 6 vendedores neste momento.

 

Aqui na Pareto aceleramos os resultados em vendas e recentemente ajudamos os setores comerciais da TOTVS e da SAP, por exemplo, a alcançarem três grandes resultados:

 

• Aumento de 24% no número de novas oportunidades de negócios qualificadas;
• Redução no onboarding do time de vendas de 5 meses para 3 meses;
• Aumento de 33% na taxa de conversão de reuniões para vendas.

 

Você tem interesse em falar sobre isso?

 

Um abraço,

 

Cadu Junior

 

x

 

Assunto: {Empresa do Prospect} x {Sua Empresa}

 

Tudo bem, {First Name}?

 

{Gancho de interesse através da pesquisa e atividades do kanban prospect}

 

Aqui na {Nome da sua Empresa) {O que a sua Empresa Faz) e recentemente ajudamos o

setor {Nome do Departamento do Prospect) da {Empresa Case1} e da {Empresa Case2},

por exemplo, a alcançarem três grandes resultados:

• {Conquista de Sonho ou Alívio de Dor do Case 1 ou 2}

• {Conquista de Sonho ou Alívio de Dor do Case 1 ou 2}

• {Conquista de Sonho ou Alívio de Dor do Case 1 ou 2}

 

Você tem interesse em falar sobre isso?

 

Um abraço,

 

{Assinatura}

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Exemplo 2

 

Tempo de leitura: 30 segundos

 

Assunto: O que aprendemos com a Interfreight

 

Ricardo,

 

Ajudando o time comercial da Interfreight a implantar a sua máquina de vendas, notamos que o maior desafio para uma empresa de comércio exterior é gerar oportunidades qualificadas e prontas para comprar no momento certo.

 

Conseguimos dobrar o número de oportunidades mensais criando um processo de prospecção otimizado e com diversas automações, reduzindo em 50% o custo de aquisição

de novos clientes.

 

Como está funcionando sua geração de demanda atualmente?

 

Um abraço,

 

Cadu Junior

x

 

Assunto: O que aprendemos com a {Empresa Concorrente Atendida ou Empresa Muito Parecida com a do Prospect}

 

{First Name},

 

Ajudando o time {Departamento do Prospect} da {Empresa Concorrente Atendida ou

Empresa Muito Parecida com a do Prospect} a {Realizar alguma atividade do Kanban

Prospect), notamos que o maior desafio para uma empresa de {Segmento da Empresa do

Prospect} é {Dor do Kanban Prospect}.

 

Conseguimos {Case de Resolução de Dores}.

 

Como está funcionando sua {Atividade ou Necessidade que se quer saber mais}?

 

Um abraço,

 

Assinatura

 

____________________________________________________________________________

 

Exemplo 3

 

Tempo de leitura: 45 segundos

 

Assunto: Pesquisa com gerentes financeiros

 

Bom dia, Renata.

 

Recentemente fizemos uma pesquisa com todos os nossos clientes que são gerentes financeiros, assim como você, e dá uma olhada em alguns dados:

 

• 70% deles tinham problemas no lançamento das despesas contábeis por erros humanos;
• Era uma prioridade para 80% deles um sistema confiável que reduzisse as ocorrências de fraudes; e
• 100% buscavam oportunidades contínuas de melhorias para seus setores

 

Gostaria de ressaltar que ajudamos o Paulo, gerente financeiro da Terra Nostra, a zerar as ocorrências de fraudes com o nosso software de reembolso depois de 3 meses de uso.

 

Essa é uma demanda cada vez maior por causa da LGPD e por conta disso temos conquistado 50 novos clientes todos os meses.

 

Concorda com as informações da pesquisa, Renata?

 

Um abraço,

 

Cadu Junior

 

x

 

Assunto: Pesquisa com {Cargos do Prospect}

 

{Bom dia/Boa tarde}, {First Name}!

 

Recentemente fizemos uma pesquisa com todos os nossos clientes que são {Cargos do

Prospect}, assim como você e dá uma olhada em alguns dados:

 

• {Dado 1 da Pesquisa}

• {Dado 2 da Pesquisa} e,

• {Dado 3 da Pesquisa}

 

Gostaria de ressaltar que ajudamos o {Nome do Cliente do Case), {Cargo do Prospect} da

{Empresa Case de Sucesso}, a {Case de Conquista de Sonhos}

 

{Contextualização da importância da demanda}

 

Concorda com as informações da pesquisa, {First Name}?

 

Um abraço,

 

Assinatura

 

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Assunto: Estudo de mercado

 

,

 

Estudos com nossos mais de X clientes de empresas que são de tecnologia ou que possuem a tecnologia muito presente em seu dia a dia, assim como vocês aí na {variável empresa}, demonstram que o uso do Protheus e subutilizado em 98% das vezes.

 

Os gestores financeiros com quem trabalho aqui na XPTO, exatamente como você, me disseram que o trabalho deles foi otimizado com os nossos serviços, melhorando a conciliação bancaria e a rapidez na construção de relatórios e dashboards.

 

Estas melhorias fizeram com que pudessem focar em projetos mais específicos na empresa e foram reconhecidos como pontos importantes de melhoria que trouxeram ganhos como aumento de produtividade da equipe e redução de retrabalho em até 40%.

 

Como não sei exatamente o seu momento e suas dificuldades, gostaria de sugerir uma rápida conversa com o meu time para entendermos os seus desafios particulares.

 

Faz sentido essa conversa no seu momento?

 

Abraços,

 

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1. E-mails de follow up

 

Os e-mails de follow up possuem a mesma estrutura de um e-mail de abertura de porta, ou seja, explorando dores, sonhos, cases, tentando ajudar.

 

A diferença é que você pode utilizar em seu início ganchos de contatos anteriores, que podem ser: o envio do e-mail anterior, uma mensagem enviada em rede social ou um telefonema que foi feito, por exemplo.

 

Reforçando: use a mesma estrutura dos emails de abertura de porta, apenas incluindo os ganchos de contatos anteriores

 

1. Exemplos de e-mails de follow up

 

Exemplo 1

 

Assunto: Follow up - Pareto

 

Cadu,

 

Sei que a rotina de um gerente de vendas, assim como você, é extremamente corrida. Ter que bater metas, treinar time, fazer 1x1, gerenciar pipeline e ainda fazer relatórios para a diretoria consome praticamente todo o seu tempo.

 

Te mandei um e-mail anterior e também te liguei ontem, mas infelizmente não tive um retorno seu. Insisto no contato, porque acredito que uma possibilidade de aumentar em 45% a demanda de forma previsível, assim como fizemos para a Coca Cola e para o Bradesco, seja do seu interesse.

 

Aqui na Pareto  conseguimos isso através da nossa aceleração ágil de vendas.

 

Para concluir, alem de aumentar a demanda, imagino que também seja um objetivo seu ter um processo de vendas claro, seguido por todo o time. Um bom processo de vendas pode aumentar seus resultados em até 70%, apenas com otimizações e melhora de performance, que sem dúvidas você já sabe.

 

Aliás, parabéns pela carreira e experiência que possui. Estudei seu linkedin e é realmente muito bacana sua trajetória na XPTO.

 

Você é a melhor pessoa para falarmos sobre este tema?

 

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Exemplo 2

 

Assunto: Aumento de produtividade

 

Bom dia, Cadu!

 

Estive tentando contato contigo, porque acredito que conseguimos auxiliar a na melhoria da produtividade de seus colaboradores, mas não tive retorno, infelizmente.

 

Fazemos este aumento de produtividade através de controles com inteligência artificial e que podem gerar resultados de até 120% de ganhos, como aconteceu na XPTO, empresa do mesmo setor que a {empresa}

 

Talvez você esteja em uma semana corrida, o que acha de eu tentar contato novamente na semana que vem?

 

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Exemplo 3

 

Assunto: Contato linkedin

 

Bom dia, Cadu!

 

Estamos conectados no linkedin e te enviei uma mensagem por lá sobre as novas adaptações necessárias à LGPD em relação à prospecção outbound.

 

Gostaria de conversar com você a respeito deste tema e entender com a sua operação de prospecção já está adaptada a esta nova lei.

 

Sei que sua rotina é muito corrida e queria entender qual é a melhor oportunidade para falarmos sobre este tema

 

Abraços

 

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1. E-mails de break up

 

Os assuntos dos e-mails de break-up podem variar de acordo com o documento do script

de e-mails ou poderá usar o assunto "Informações de contato + conteúdo"

1. Exemplos de e-mails de break up

 

Exemplo 1

 

Assunto: Informações de contato + conteúdo

 

{First Name},

 

Tentei entrar em contato algumas vezes nos ultimos dias para falar a respeito dos

problemas comuns de quem possui um papel de {cargo do prospect), assim como voce.

 

Como não obtive resposta, acredito que deva estar bastante ocupado ou que não consegui

me expressar bem ao ponto de te mostrar o quanto poderia te ajudar.

 

De qualquer forma, gostaria de sugerir alguns conteúdos de referência que podem ajudar a

lidar com alguns problemas, como {dor 1 kanban prospect). {dor 2 kanban prospect}, {dor 3

kanban prospect}.

 

Acho que estes conteúdos fazem muito sentido para você.

 

Gostaria do acesso?

 

Abraços,

 

{Assinatura}

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Exemplo 2

 

Assunto: Informações de contato + conteúdo

 

{First Name},

 

Estava ansioso para mostrar como a {Empresa do prospect} poderia atingir os {sonhos,

ganhos, objetivos 1,2,3 do kanban prospect} com o uso e apoio da {Sua Empresa}.

 

Como não obtive resposta, acredito que deva estar bastante ocupado ou que não consegui

me expressar bem ao ponto de te mostrar o quanto poderia te ajudar.

 

Dessa forma, vou deixar abaixo algumas historias reais de empresas como a {Empresa

case 1} e a {Empresa case 2), que sao empresas do mesmo porte e segmento que a

{Empresa do Prospect}.

 

Ah, e o {Nome da persona do case} possui uma funçao muito parecida com a sua e acredito

realmente que você possa ter algumas das mesmas dificuldades que ele tinha antes de nos

ter como parceiros.

 

Caso tenha interesse, segue abaixo o que falaram sobre a experiência que tiveram:

 

Case de Sucesso: inserir link visível

 

Caso mude de ideia no futuro, fico à disposição.

 

Abraços

 

{Assinatura}

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1. Exemplo de um fluxo completo com 1 abertura de porta, 2 follow ups e 1 deal break   

 da empresa

Email de abertura de porta

 

Assunto: Immersion e

 

 

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E-mail de follow up 1

 

Assunto: Reflexo do trabalho na vida pessoal

 

,

 

Estou enviando este e-mail de follow up, pois não tive uma resposta do e-mail anterior.

 

Eu sei que fazer recrutamento de pessoas, fazer levantamento de causas e problemas na

operação, ter responsabilidade pelo administrativo e financeiro da e fazer a

gestão da equipe consomem muito tempo. E talvez por ter uma rotina muito ocupada, não

tenha conseguido responder ao e-mail anterior.

 

Contudo, pela nossa experiência de mais de 5 anos, acredito que posso te ajudar a reduzir

seu tempo em muitas atividades operacionais e te fazer ter mais tempo para a sua família,

lazer e assuntos estratégicos da empresa.

 

O Bernardo da Engesystems e o Rafael da Volo tiveram bons resultados com nossa

parceria e os benefícios gerados na empresa se refletiram em sua qualidade de vida.

 

Aprendi que pequenas melhorias geram grandes efeitos e por isso gostaria de entender um

pouco mais sobre a sua empresa.

 

Quando sua agenda estará mais tranquila?

 

{Assinatura}}

 

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E-mail de follow up 2

 

Assunto: Desafios de ser empresário

 

e gostaria de te parabenizar pela sua

trajetória.

 

 

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E-mail de break-up

 

Assunto: 3 pontos de ação para a sua empresa

 

{primeiro_nome}},

 

Tentei entrar em contato algumas vezes, pois acredito que nosso know-how no

desenvolvimento de estratégias comerciais, operacionais e financeiras impactaria

positivamente os interesses da {{empresa}).

 

No entanto, como você nao respondeu, imagino que este nao seja um bom momento para conversarmos sobre um aumento de resultados e encerrado por aqui minhas tentativas de contato.

 

Contudo, quero destacar 3 pontos de ação para te ajudar na sua empresa:

1. Todos os seus funcionários devem ser analisados por desempenho através de dashboards de acompanhamento;
2. Defina metas para redução do seu custo operacional e consequente aumento das margens;
3. Tenha um modelo de gestão dinâmico e eficiente, descrito e claro para todos da empresa, a fim de aumentar a produtividade e colaboração do seu time.

 

Se em algum momento você tiver interesse, estarei à disposição para conversarmos! Meus

contatos estão na minha assinatura.

 

Abraços e boa sorte.

 

{{Assinatura}

 

•  MÉTRICAS DE COLD MAIL

 

•  Bounce Rate (Taxa de rejeição): 5% (ideal) a 15% (máximo aceitável). Na GM gostamos de trabalhar com no máximo 7%.

 

Ou seja, de todos os e-mails que disparar, apenas um número entre 85% e 95% chegará à caixa de entrada dos prospects. Este número irá variar pela qualidade da lista de e-mails, pela ferramenta de disparo de e-mails e pela saúde do seu SMTP (Simples e-mail Transfer Protocol, que significa a confiabilidade do mail enviado)

 

As entregabilidades das ferramentas mixmax e reply são superiores as do meetime e romper que por sua vez são muito superiores às do snov.io. Ou seja, conforme dito, a entregabilidade irá variar também conforme a ferramenta utilizada para disparo.

 

Certa vez em um teste, mesmo utilizando apenas os e-mails válidos extraídos do snov.io (os marcados como verdes), tivemos um bounce de 37% disparando pelo snov.io e um de 27% pelo mixmax. Estes números são muito altos, mas reforçam que até mesmo os marcados como válidos nestas ferramentas terão bounces.

 

• Open Rate (Taxa de abertura): 25% (aceitável) a 50% (muito boa). Na GM gostamos de trabalhar com pelo menos 35%

 

O % de taxa de abertura acima é em cima dos e-mails recebidos pelos prospects, já sabendo que o assunto do e-mail é a principal variável que faz ou não um e-mail ser aberto.

 

• Reply Rate (Taxa de resposta): 8% a 10% em cima dos e-mails abertos

 

O % de taxa de resposta acima tem como base os e-mails abertos pelos prospects, e não os e-mails entregues, sabendo que a copy do e-mail é a principal variável que faz um e-mail ser respondido.

 

Agora, usando como base comparativa os e-mails recebidos, temos as seguintes taxas de respostas buscadas: 2% (aceitável) a 5% (muito boa). Na GM gostamos de trabalhar com pelo menos 3%. De onde vem estes 5%, por exemplo? Se temos uma taxa de abertura de 50% dos e-mails recebidos e uma taxa de resposta de 10% em cima dos e-mails abertos, a taxa de resposta em cima dos e-mails recebidos é de 50% x 10% = 5%, por exemplo.

 

Campanhas com muitos disparos, com volumes superiores à 3 mil e-mails, podem ser consideradas com boa performance com taxas de resposta entre 1,2 e 2% em relação aos e-mails recebidos.

 

• Positive Reply Rate (Taxa de resposta positiva): Entre 40 e 60%. De todos os e-mails respondidos, metade será com interesse com base no CTA utilizado.

 

• Construção de lista e validação de e-mails: No snov.io e no ramper, um número que varia entre 35% e 65% dos e-mails extraídos serão válidos (verdes). Na maior parte das vezes, o número observado é o de 50%. Ou seja, de 100 pessoas que tentar a extração pelo linkedin, por exemplo, na média os e-mails serão válidos (verdes) em 50 delas e os outros 50% serão incertos, desconhecidos ou inválidos.

 

Os e-mails incertos (amarelos) costumam ter uma taxa de assertividade em torno de 50% (no snov.io e no ramper) e de 60 a 75% no The Checker. Por isso, não é indicado um disparo para estes e-mails, pois a taxa de bounce pode ficar alta.

 

Os e-mails em amarelo geralmente significam que a ferramenta nunca entregou/validou o e-mail analisado, mas já fez validação para outros e-mails da mesma empresa e assim consegue entender um pouco dos padrões de construção do e-mail com base no domínio e no nome das pessoas.

 

Os indeterminados (cor cinza) significa que a ferramenta não tem um histórico para usar como base.

 

Taxa de conversão do funil: 2% (e-mails válidos x interessados)

 

• Disparos por dia (gmail): Indicamos o disparo de no máximo 300 e-mails, mesmo sabendo que o limite do google é maior (acesse aqui)

 

• Cadências semiautomáticas (personalizadas antes do envio) chegam a converter 3,38x mais que cadências automáticas (sem pesquisa e personalização única). Ou seja, as taxas de respostas acima, podem ficar maiores de acordo com a personalização feita no e-mail.

 

• Templates de e-mail contendo de 5 a 6 variáveis possuem maiores taxas de respostas do que os que possuem menos.