Tess AI | Manual de Onboarding

Este manual tem o objetivo de te auxiliará a guiar da melhor forma o Onboarding da Tess AI com seu cliente.

O Onboarding é o nosso primeiro contato com o cliente, mas também é a primeira impressão que ele terá ao começar a usar a Tess AI. Por isso, é um processo crucial para o sucesso a longo prazo dessa parceria, uma vez que busca garantir que os clientes:

- Compreendam o valor da Tess AI: Apresentamos as funcionalidades da Tess AI e como elas resolvem os desafios diário do cliente, desde os mais simples aos mais robustos.

- Se sintam confiantes para usar a plataforma: Compartilhamos dicas e boas práticas no treinamento para que os clientes utilizem a Tess AI com autonomia.

- Alcancem resultados positivos rapidamente: Queremos que desde a primeira reunião o cliente saiba como tirar bons resultados e ter casos de uso em mente para já saírem usando a Tess e extraindo o melhor dela.

Já podemos perceber como o onboarding bem-sucedido pode resultar em clientes mais satisfeitos, engajados e propensos a recomendar a Tess AI. Mas antes de iniciarmos a compreensão do fluxo, precisamos que você entenda: quando aplicamos o Onboarding com o cliente.

De modo geral, esse fluxo é passado aos clientes que contratam a Tess AI e também possuam o Onboarding guiado, envolvendo usualmente aqueles do tipo Business.

Agora que você já entendeu para quem fazemos o processo, vamos conhecê-lo por dentro!

O que acontece antes do Onboarding?

Quando o comercial fecha a venda e é alocado um novo CS, o cliente receberá um e-mail de Boas-vindas, como um Welcome Kit da Tess AI. Nele, estará descrito o cronograma, bem como é disponibilizado a agenda do CS responsável e alguns links importantes, como o FAQ, Central de Ajuda e Playlist de Webinars. 

Assim que esse cliente faz o agendamento da reunião, o CS precisa conferir se ele também preencheu o formulário inicial, que é sinalizado quando ele conclui o agendamento. 

1. Caso tenha preenchido, é fundamental que o CS estude as respostas e se prepare para a 1ª reunião.

2. Caso não tenha preenchido, sugerimos que faça um follow up, conforme o modelo [INSERIR MODELO]. Se, mesmo após o Fup o cliente não preencher, na reunião avise novamente da importância e peça para que façam isso.

3. Entretando, se o cliente não tiver agendado a call, sugerimos que faça o fluxo de follow up de Onboarding desse link [INSERIR LINK].

Outra tarefa do CS antes da reunião é verificar se o cliente concluiu a assinatura da Tess usando o link personalizado que foi compartilhado (caso tenha passado pelo comercial no caminho).

Tudo certinho e a reunião já está na agenda? Hora de se preparar para buscar engajar o cliente pelas próximas semanas!

Visão Macro do Cronograma de Onboarding

Este Onboarding está previsto para acontecer em 4 semanas, sendo composto por 5 encontros mais práticos na ferramenta:

Semana	Etapa	Objetivo
1	Agendar 1ª Reunião	Para iniciarmos o Onboarding na Tess
1	Preenchimento do  Formulário Inicial	Mapeamento de Informações para   aproveitarmos ao máximo a 1ª Call
1	Reunião 1	Introdução, setup e imersão no AI Copilot  (LLMs, janela de contexto...)
2	Reunião 2	AI Playground e seus recursos para imagens,  vídeos, áudios e mais
3	Reunião 3 +  Workshop AI Studio	Marketplace e AI Studio para criação de  templates personalizados
4	Reunião 4	Validação do onboarding e explicação do  suporte pós-onboarding

 

O Fluxo visual desse processo está disponível no Miro neste link.

A seguir, vamos caminhar por cada semana e entender os focos sugeridos, bem como as tarefas do CS e cliente dentro dessa jornada.

Semana 1 - Primeiros Passos e Imersão no AI Copilot (Chat)

- Quantidade e Duração: 1 reunião de 1 hora
- Objetivo: Introdução à plataforma Tess, imersão no chat e primeiros casos de uso

• Estrutura da Reunião 1
  • Confirmação do e-mail de assinatura da TESS. Este passo é relevante para garantir que iremos encontrar o cliente na nossa base de clientes ativos/pagantes. O campo a ser preenchido está dentro do objeto empresa e chama-se "email utilizado para assinatura da TESS" . Este campo é exigido na Auditoria de macroprocessos para todas Pareto Plus. 
    
  • Descoberta com o cliente sobre o objetivo dele com a Tess e expectativa ao contratar a ferramenta.
  • Apresentação do pitch com estrutura da Tess e Cases Exemplo
    • Atividades simples
    • Atividades complexas
  • Recomendações de organização interna aos clientes
    • Officer, Leader e Expert -> No caso de clientes Business a gestão é feita pelo próprio cliente, mas o nosso aprendizado nos fez sugerir.
    • Planilha de Casos -> Também é uma boa prática recomendada para que mapeiem possíveis aplicações da IA na rotina.
  • Configuração inicial da conta do cliente (Caso já tenha feito, é só conferir)
    • Workspace
    • Convites
    • Controle de Uso (lembrar que o Owner tem acessos e visões diferentes)
  • Navegação guiada pelo Chat da Ferramenta
    • Construir a ideia do AI Copilot como um assistente profissional pessoal
    • Explicação sobre treinamento e janela de contexto -> focar cada chat em demandas específicas
    • Ponto importante: explicar que, a partir da recorrência no uso do chat, pode surgir um caso de criação de um template, usando o aprendizado da Tess com as informações trocadas no treinamento do chat 
    • Explicar como, a partir desses casos, a planilha pode ser preenchida para controle
    • Possibilidade de troca fácil de LLM no chat e boas práticas nisso (abrindo espaço / falar da diligência)
  • Falar sobre a diligência de uso dos modelos
    • Questão de créditos e uso de modelos de IA mais simples para questões mais simples
    • Planilha de Informações dos LLMs

 

OBSERVAÇÕES

1. Clientes com equipes com mais de um foco (imagens, textos, etc): Seguir a estrutura anterior e no final, aproveitar o chat para mostrar que o próprio chat é capaz de ajudar o cliente na criação de prompts para imagens. Rodar um exemplo e entrar no AI Playground para gerar algumas imagens, não precisa focar em nada tão técnico, uma vez que será tratado na outra semana.
2. Clientes com foco principal na geração de imagens na Tess: Seguir a estrutura similar, mas usando o chat para criar prompts e explicando melhor o AI Playground para imagens. O ideal aqui seria entender os tipos de imagens que o cliente trabalha, as cores, e principais pontos que podem nos ajudar a entender uma IA que mais se aplique para a realidade apresentada.
   
   

• Tarefas Cliente
  • Uso do Chat com casos próprios e de rotina diária
  • [Se cabível] Acessar planilha de cases e preencher os primeiros
  • Definir áreas de uso da Tess

• Tarefas CS

• • Enviar ata com Materiais de consulta pós-reunião: Overview da plataforma (Jair) + tutoriais + webinars
  • Q&A após reunião em caso de dúvidas nas tarefas por e-mail

 

Semana 2 - Feedback 1 do uso + AI Playground

- Quantidade e Duração: 1 reunião de 1 hora

- Objetivo: Avaliar evolução na usabilidade do Chat, entender as dúvidas e dificuldades iniciais. Em seguida, aprofundar no AI Playground para apresentar os recursos: Imagem, Vídeo, Código e Transcrição.

• Estrutura Reunião 2
  • Primeiro Bloco (15-20 min)
    • Abertura para dúvidas
    • Trocas sobre casos de uso que surgiram no intervalo das calls
  • Aprofundar no AI Playground
    • Playground para Imagem (focar nos principais modelos de IA, como os famosos do mercado, Tess AI V3, Background Remover, Magic Dream Repair etc) 
      • Relembrar o paralelo com o chat e possibilidade de criação de prompts a partir dele
      • Templates para criação de prompts
        • A partir de imagens base
        • A partir de um briefing desejado
      • Entender com o cliente o tipo de imagens que costumam trabalhar (realista, fantasia, etc) e para quais fins usam (pensando em formato, propostas das imagens).
      • Criar algumas imagens na call junto ao cliente
    • Seguir com: Vídeos, Códigos e Transcrições (pode ser um overview mais rápido)
• Overview no Marketplace (se não der tempo, não tem problema, inicia a outra call com isso)
  • Explicar o que são os templates criados pelos usuários e como acessá-los

 

• Tarefas Cliente
  • Explorar o Marketplace e conhecer novos templates, testar e trazer feedbacks

• Tarefas CS
  • Materiais de apoio

Semana 3 - Criando os próprios templates

- Quantidade e Duração: 1 reunião de 1 hora + 1 Workshop prático de 1 hora

- Objetivo: Explicação técnica sobre o AI Studio e aplicação prática dos conceitos aprendidos

• Estrutura Reunião 3
  • Revisão do Marketplace 
    • Retomar o conceito de templates e como o chat pode ajudá-los a identificar potenciais novos templates
    • Falar sobre o formato de compartilhamento de templates (públicos, workspace, privados)
    • Explicar como podem se inspirar nos casos de uso, buscar novos e testá-los

Explorando o AI Studio

• Explicar questão dos steps avançados e possibilidades
• Importância do prompt
  • Explicar boas práticas de construção de prompt 
  • Indicar aula AI Lab sobre frameworks para criação de prompt.
• Limitação da IA

• Usar um template simples e já criado para explicar cada conceito e todo o fluxo de criação de um template (De preferência, focar primeiro em casos mais simples)
• Demonstração e prática de funcionalidades avançadas, como integrações, personalização de templates e criação de imagens
• Tirar novas dúvidas do cliente e explorar potenciais casos de uso existentes que se apliquem para ele. Ao final, coleta de um template específico do cliente para uso no workshop
  
  
• Tarefas Cliente
  • Pontuar usos do chat com potencial de virar um template

• Tarefas CS
  • Materiais de apoio

• Workshop

- Objetivo: Sair com casos práticos e templates criados pelos clientes

• Atividade prática para tirar dúvidas do cliente, avançar nos templates idealizados 
• Materiais de consulta pós-reunião: Casos de uso por área
  
  

Semana 4 - QBR

- Quantidade e duração: 1 reunião de 1 hora

- Objetivo: Validação do onboarding e explicação do suporte pós-onboarding

 

 

- Atividades:

  - Avaliação conjunta do progresso e domínio do cliente sobre a plataforma Tess

  - Coleta de feedbacks e identificação de pontos de melhoria

  - Definição de próximos passos e como será o suporte pós onboarding

 

• Atividades reunião 4 | Validação e coleta de feedbacks:
  • Na reunião final da 4ª semana, o CS da Pareto irá conduzir um QBR com o cliente, com os objetivos de
    • Verificar se o cliente atingiu os objetivos e resultados esperados no onboarding
    • Tirar dúvidas finais
    • Registrar avanços, criações e consolidar a planilha
    • Criar um plano de sucesso do cliente para os próximos meses: meta de templates criados, de uso diário da plataforma e de expansão dentro da empresa (ao menos 2 novas áreas usando a plataforma por quarter)
      • Envio do relatório final de Onboarding para o cliente, com o consolidado
    • Solicitar feedback do cliente sobre a qualidade do onboarding, metodologia utilizada e áreas de melhoria
    • Avaliar a satisfação do cliente com a experiência de onboarding
    • Ao final, o especialista irá registrar o feedback e as sugestões do cliente em um relatório de avaliação
      • https://survey.hsforms.com/11SlPb8CISWe65nOrHBu9Hwct18e

 

OBS: O formulário interno servirá como insumo para aprimorar futuros Onboardings da plataforma Tess.

Suporte pós-onboarding

Após a conclusão do onboarding, o cliente terá acesso a 2 sessões adicionais de suporte nos próximos 2 meses, com duração de 1 hora cada, ou então com o plantão de dúvidas.

Essas sessões poderão ser agendadas conforme a necessidade do cliente e servirão para tirar dúvidas, fornecer orientações adicionais e garantir a plena adoção da Tess.