Eliminar el estrés de programar reuniones, tener tu agenda organizada de manera inteligente y aún ganar tiempo libre para dedicarte a lo que realmente importa. Ese fue el desafío que uno de nuestros clientes nos planteó pensando en una integración directamente con su Google Calendar.
Mientras lees este mensaje, un algoritmo proveniente del modelo de IA seleccionado por este cliente está trabajando entre bastidores para optimizar las agendas de ejecutivos y empleados, así como encontrar los mejores horarios para sus compromisos y ayudarles a tener más tiempo libre. Increíble, ¿no?
Pero no creas solo en palabras:
Este cliente buscaba una solución para optimizar el tiempo de su equipo. Enfrentaban los mismos desafíos: agendas abarrotadas, dificultad para encontrar horarios compatibles y precioso tiempo desperdiciado en la organización de reuniones. ¿La respuesta? ¡Integrar la IA Generativa al Google Calendar!
Con el cambio, lograron:
70% menos tiempo gastado en la programación de reuniones: imagina la cantidad de proyectos que tu equipo podría finalizar con unas horas extras por semana.
En promedio, 20% más tiempo libre por colaborador.
Tasa de participación en reuniones 25% mayor: Con horarios optimizados e invitaciones personalizadas, el compromiso aumenta y los resultados aparecen.
Pero, ¿cómo se hizo esto?
Alerta de información más técnica❗
Cómo se construyó la IA
Para desarrollar este template, incorporamos una serie de campos de entrada fundamentales.
Estos campos están diseñados para que el usuario pueda proporcionar información precisa sobre el evento y detalles de los participantes. Este proceso asegura que la programación sea no solo precisa, sino también adaptada a las necesidades específicas de cada usuario, facilitando la organización de eventos efectivos y bien coordinados.
- Descripción del Evento: Texto detallado sobre el objetivo del evento.
- Día del Evento: Fecha de inicio del evento en el formato DD/MM/AAAA.
- Correo del Invitado: Correo del invitado cuya agenda será analizada para encontrar un horario disponible.
- Correo del Organizador: Correo del organizador del evento para acceso a su agenda.
- Duración de la Reunión: Duración esperada de la reunión, que será utilizada para encontrar un espacio adecuado en las agendas.
Uso de los Steps Avanzados
APP Integration - Google Calendar: GET EVENTS
Este paso es el responsable de acceder a la información de la agenda del participante y del organizador. Utilizando los correos proporcionados, la Tess AI consulta el Google Calendar para extraer todos los eventos programados para las fechas especificadas identificando horarios disponibles, sin causar conflictos de programación.
AI Assistants (ChatGPT Completion)
Después de la recolección de los datos de eventos, este paso entra en acción. Los AI Assistant, específicamente el ChatGPT Completion que usamos, analizan los eventos existentes en las agendas, identifican los horarios ocupados y sugieren los mejores horarios libres para la reunión, considerando la duración deseada. Además, este asistente es capaz de generar sugerencias inteligentes para el título y la descripción del evento, basándose en la información proporcionada por el usuario.
Claro, el historial de reuniones entre los participantes también se considera para las sugerencias de tiempo.
En resumen, la programación de reuniones se transforma en un proceso más eficiente, claro y conveniente, beneficiando a todos los involucrados.
APP Integration - Google Calendar: CREATE EVENT
En la última etapa, tras la definición del horario ideal y la formulación del título y descripción, la Tess AI continúa con la creación del evento en el Google Calendar. Ella configura automáticamente el nuevo evento con toda la información generada, incluyendo los participantes, horarios y detalles del evento. Este paso finaliza el proceso, programando efectivamente la reunión en el calendario de cada participante involucrado.
Y podríamos ir aún más allá con el análisis de otras variables como el CRM del vendedor, en qué horario sus reuniones son más productivas… La verdad es que con la IA Generativa puedes ir mucho más allá incluso con simples reuniones.
Pronto, traeremos más casos, ¡esperamos que les haya gustado! Accede a Tess AI y prueba mucho más.